Come iscrivere una riserva negli appalti pubblici: tempi, forma ed errori da evitare

Natura e funzione della riserva

La riserva è la contestazione formale con cui l'appaltatore porta a conoscenza della stazione appaltante un fatto che gli impone oneri o tempi superiori a quelli pattuiti: una sospensione che si protrae oltre il ragionevole, un progetto da emendare in corso d'opera, un ordine di servizio che prescrive lavorazioni non previste, un andamento anomalo del cantiere.

L'istituto assolve una duplice funzione. Da un lato consente all'amministrazione di conoscere per tempo il possibile aggravio di spesa e di assumere le proprie determinazioni; dall'altro conserva in capo all'impresa il diritto al riconoscimento economico. In assenza di una riserva valida, la pretesa non può più essere fatta valere.

La disciplina vigente è dettata dall'art. 7 dell'Allegato II.14 al D.Lgs. 36/2023, il codice dei contratti pubblici: le riserve sono iscritte, a pena di decadenza, sul primo atto dell'appalto idoneo a riceverle e, sempre a pena di decadenza, anche nel registro di contabilità.

Il tempo dell'iscrizione: il "primo atto idoneo"

È sul piano temporale che si consuma la maggior parte delle decadenze. Il principio è di agevole enunciazione e di non sempre agevole osservanza: la riserva va apposta sul primo atto utile successivo al fatto da cui origina il pregiudizio.

• Il dies a quo. Secondo la Corte di Cassazione (ordinanza n. 7583/2026), rileva il momento in cui il danno è percepibile con l'ordinaria diligenza, non quello in cui l'impresa ne conosce l'esatto ammontare.
• Gli atti idonei. Verbale di consegna, verbali di sospensione e di ripresa, ordini di servizio, verbali di concordamento dei nuovi prezzi, registro di contabilità. Il Ministero delle infrastrutture ha precisato che l'elencazione non ha carattere tassativo (parere n. 4241 del 21 aprile 2026).
• Il pregiudizio a carattere continuativo. Quando il danno si protrae nel tempo, la riserva va iscritta non appena esso sia avvertibile e poi aggiornata nella quantificazione. Attendere la chiusura della contabilità significa, nella quasi totalità dei casi, incorrere nella decadenza.

Forma e contenuto

Una riserva ben formulata risponde a tre interrogativi: quale fatto si contesta, per quale ragione l'onere non debba gravare sull'impresa e quale ne sia il valore. Essa deve pertanto contenere:

1. l'indicazione puntuale del fatto, con date e riferimenti agli atti (ordine di servizio n., verbale del giorno);
2. le ragioni giuridiche e tecniche poste a fondamento della pretesa;
3. la quantificazione dell'importo richiesto, con i criteri adottati per determinarlo.

Una volta iscritta, la riserva deve essere riportata nel registro di contabilità ed esplicata nei termini fissati dall'Allegato II.14. Al termine dei lavori occorre confermarla all'atto della sottoscrizione del conto finale: le riserve non confermate si intendono abbandonate.

In questa fase l'apporto del legale si integra con quello del tecnico: la quantificazione poggia sulla contabilità, sui cronoprogrammi e sui costi effettivamente sostenuti, e un importo privo di riscontro documentale è il primo profilo che la stazione appaltante è solita contestare.

Cinque errori che compromettono il credito

1. Sottoscrivere senza contestare. Verbali e ordini di servizio firmati senza osservazioni pesano a sfavore dell'impresa.
2. Affidarsi alla corrispondenza. Le PEC indirizzate al direttore dei lavori provano la conoscenza del problema, ma non tengono luogo della riserva sugli atti ufficiali.
3. Attendere lo stato di avanzamento o l'importo definitivo. Il termine decorre dalla percepibilità del danno, non dalla sua liquidazione.
4. Formulare riserve generiche. La clausola "con riserva di ogni diritto" non individua né il fatto né la somma.
5. Trascurare il conto finale. Una riserva non confermata in quella sede è perduta, ancorché tempestivamente iscritta.

La riserva negli appalti di servizi e forniture

L'onere della riserva non è circoscritto ai lavori. Nei contratti di servizi e di forniture l'art. 115, comma 4, del D.Lgs. 36/2023 rimette al capitolato speciale la disciplina delle contestazioni in corso di esecuzione, ma fa espressamente salva l'iscrizione delle riserve con le modalità e nei termini dell'Allegato II.14, a pena di decadenza. L'art. 34 dell'Allegato II.14 precisa che l'esecutore è tenuto, a pena di decadenza, a iscrivere riserva nei documenti contabili, e richiama la disciplina dell'art. 7 sopra illustrata.

Muta, piuttosto, la fisionomia degli atti sui quali la riserva va apposta: il verbale di avvio dell'esecuzione, le disposizioni del direttore dell'esecuzione, i verbali di sospensione e di ripresa, i documenti contabili periodici e il certificato di verifica di conformità. Poiché il capitolato speciale può prevedere forme e termini ulteriori, la sua lettura attenta è, per le imprese di servizi e per i fornitori, la prima cautela da adottare.

Gli sviluppi successivi

Le riserve sono anzitutto esaminate dalla stazione appaltante. Qualora il loro valore complessivo sia tale da incidere in misura significativa sull'importo dell'opera, il codice prevede il ricorso all'accordo bonario (art. 210 del D.Lgs. 36/2023), esteso dall'art. 211, in quanto compatibile, ai contratti di servizi e di fornitura continuativa o periodica di beni; nei contratti in cui è stato costituito, interviene il collegio consultivo tecnico. In difetto di composizione, la pretesa è fatta valere in sede giudiziale o, ove previsto, arbitrale. In ciascuna di queste sedi il primo vaglio è sempre il medesimo: se la riserva sia stata iscritta tempestivamente e nella forma richiesta.

Le cautele da adottare in un cantiere in corso

• Annotare la data in cui ciascuna criticità si è manifestata e il primo atto sottoscritto successivamente.
• Conservare in ordine ordini di servizio, verbali di sospensione e ripresa, giornale dei lavori, rilievi fotografici datati e PEC scambiate con direttore dei lavori e RUP.
• Rilevare con regolarità i costi effettivi del periodo: manodopera, noli, materiali, fermo dei mezzi.
• Prima di sottoscrivere l'atto successivo, verificare se occorra iscrivere o reiterare una riserva.

Domande frequenti